Mit aller Bescheidenheit, die ich nicht besitze, verrate ich Ihnen heute: Ich bin ein Besprechungs-Mann. Oder genauer, ich bin THE ONE AND ONLY MEETINGMAN!
Wenn ich nicht täglich zehn Stunden und mehr in Besprechungen sitzen und an meinem Ruf intensiv arbeiten würde, hätte ich bereits das einzig relevante Buch zum Thema veröffentlicht und würde in jeder TV-Sendung als Meeting-Prominenter der Kategorie „A plus“ zu den Untiefen des Besprechungskosmos befragt werden.
Sie haben Recht: Für einen Praktiker wie mich ist das zu viel Konjunktiv und zu wenig Imperativ, weshalb ich Sie auf den folgenden Zeilen an ein paar elementaren Regeln teilhaben lassen möchte. Lesen Sie das Konzentrat aus Genius und Erfahrung genau, befolgen Sie die Sechs Gebote und geben Sie – wenn die Zeit gekommen – das Gelernte auf dem Berg der Meeting-Weisheit an Ihre Nachkommen weiter.
1. Du sollst mindestens 10 Meetings am Tag haben.
Eine Besprechung am Tag ist definitiv zu wenig; schon allein, weil man seiner Sekretärin oder Kollegin die Chance nimmt, Sie am Telefon zu entschuldigen. Denn neben der Anwesenheitsnotwendigkeit in Besprechungen ist die Nicht-Erreichbarkeit in der Linien-Arbeit elementar für die Wichtigkeit in der Firmenhierachie.
Zur Sollerfüllung empfiehlt sich, vor einem Meeting ein Vor-Meeting und davor ein Kurzbriefing anzusetzen – ebenso wie danach effektive Nachbesprechungen in Kleingruppen einzuplanen. Die Telefonkonferenz (von Profis „Telko“ oder „Call“ genannt) bietet zudem internationale Chancen, den Tag besprechend zu gestalten.
2. Du sollst die Kollegen um Dich scharen.
Die Macht der Initiative: Laden Sie zu Meetings ein bzw. lassen Sie von Ihrer Sekretärin dazu einladen. Eine besonders perfide Variante ist es, Kollegen mittels E-Mailsystem einen Termin „reinzudrücken“ – der Machtpsychologe weiß um die Hemmschwelle, die einer Ablehnung entgegensteht.
Im Gegenzug dazu lassen Sie einen Mitbewerber, der ähnliche Tricks versucht, erst einmal warten. Sie sorgen anschließend dafür, dass der Chef auch keine Zeit hat – und sagen kurz vor dem Termin im Namen beider ab. Der einladende Kollege hat nun die Wahl zwischen zwei Alternativen:
Er storniert den Termin und verliert sein Gesicht bei allen anderen potentiellen Teilnehmern.
Das Meeting findet statt – und gibt Ihnen bei allen folgenden Meetings die Gelegenheit zum Kommentar: „Sorry, ich war damals nicht dabei, weil man offensichtlich keinen Wert auf meine Teilnahme gelegt hat.“
3. Du sollst für Dein Raumklima sorgen.
Banal, aber in seiner Wirkung nicht zu unterschätzen: Sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmer der Besprechung schwitzen, frieren oder geblendet werden. Natürlich sind Sie auf die geschaffenen, möglichst unwirtlichen Extrembedingungen vorbereitet – und profitieren von der Unkonzentriertheit der anderen.
Übrigens: Raucher zwingen Sie zur Zustimmung, indem Sie nach circa einer Stunde (der Intervall des Kettenrauchers, nach dem er seine Sucht bedienen muss) eine wichtige Entscheidung zum Thema machen.
4. Du sollst pünktlich sein.
Für den Chef bedeutet dies: pünktlich 5 Minuten zu spät. Für Nicht-Chefs wie Sie aber 5 Minuten zu früh. Nutzen Sie die kurze Zeit, einen offensichtlich elementaren Satz (z. B. „Wir müssen nachhaltig unsere Innovationskraft in optimierten Prozessen spielen.“) zu platzieren – und alle Spätkommer mit einem ungnädigen Blick zu strafen.
Und jedes Mal, wenn in der anschließenden Besprechung das Wort „Innovation“ fällt, nutzen Sie die Gelegenheit für den Hinweis: „Ja, wenn Sie pünktlich gekommen wären.“
5. Du sollst den Stift nicht aus der Hand geben.
Nutzen Sie die Technik der Sozialpädagogen, die sich auf dem zweiten Bildungsweg zu Mediatoren ausbilden haben lassen und unzählige Firmen davon überzeugt haben, dass ein neutraler Mensch an einem Flip-Chart die Ideen eines Workshops sammeln müsse.
Seien Sie der Mann an dem Flip-Chart, seien Sie der Mann mit dem Stift! Kein Mensch wird realisieren, dass Sie in der Hektik der ideenfindenden Diskussion die eine oder andere Aussage nicht aufschreiben bzw. die Begriffe auf einem weißen Blatt Papier in Ihrem Sinne ordnen. Ein geschickter MEETINGMAN wird hier den Grundstein seiner Einflusssphäre legen.
6. Du sollst „Besprechungsprotokollen“ huldigen.
Nutzen Sie die Gewohnheit der meisten Besprechungsteilnehmer, Protokolle nicht zu lesen, die kurz nach einem Meeting verschickt werden. Na klar, was sollte darin auch schon anderes stehen als das, was tatsächlich besprochen worden ist.
Der versierte MEETINGMAN wird sicher keine Unwahrheit schreiben, er wird aber als Freund des interpretatorischen Protokolls zumindest dafür sorgen, dass der Nachwelt ausschließlich seine Kern-Botschaften erhalten bleiben.
Bei späteren Besprechungen dann flugs das Protokoll herangezogen – und jeder Kritiker, der anderes als das Geschrieben behauptet, muss erst einmal erklären, warum er damals keinen Widerspruch eingelegt hatte. Die Erfahrung zeigt: Diese Blöße geben sich nur Chefs oder Leute, die bereits gekündigt haben.
